Этикет делового письма кратко

Этикет делового письма кратко

Наверняка вам никогда не придет в голову сказать начальнику: “Привет, дружище! Как дела?” За исключением тех редких случаев, когда в его лице уживаются и руководитель, и друг, это неуместно. В то же время в процессе служебной переписки мы позволяем себе еще более грандиозные ляпы. Но, согласитесь, знать этикет делового письма необходимо, для того чтобы выглядеть солидно и иметь хорошую репутацию. Мы сорвем перед вами все покровы, скрывающие истину, и расскажем, как грамотно общаться с бизнес-партнерами.

Специфика деловых отношений

Если вы хотите понимать, как правильно писать письма по работе, вам необходимо знать, чем деловое общение отличается от обычного. Как и любое другое, оно включает в себя обмен информацией, взаимодействие и восприятие друг друга. Но основная черта делового общения состоит в том, что в нем практически нет личного компонента. К примеру, на работе или в какой-либо государственной организации мы практически не проявляем никаких свойственных нам особенностей характера: не шутим, не кричим, не танцуем и т.д. …Наоборот, мы надеваем маску спокойного, вежливого и делового человека, которого ничем не прошибешь.

В деловом общении не место эмоциям. Никого из ваших партнеров, коллег или клиентов не устроит, если вы вдруг начнете плакать или прыгать от радости. Нет, конечно, вы не робот, но что-то близкое к этому. По крайней мере, вам приходится избегать ярких и глубоких эмоций.

Еще одна черта делового общения – его нельзя прекратить тогда, когда вам этого хочется. То есть в обычной жизни такое тоже бывает, например, когда вы разговариваете со свекровью или родителями. Но в профессиональной сфере совсем нельзя уйти, если клиент или бизнес-партнер вас о чем-то спрашивает. А также игнорировать его письма, сообщения и звонки – есть риск потерять работу после такого. Именно поэтому в различных требованиях к вакансиям так популярна строчка про стрессоустойчивость и работу в команде, ведь в деловой среде вам придется столкнуться и общаться с самыми разными людьми.

У делового общения всегда есть цель. Если на кухне с подругами вы собираетесь просто поболтать (хотя за этим тоже стоят свои потребности), то на работе вы сходитесь с определенными людьми с довольно понятным замыслом. Это может быть обсуждение проекта, планирование работы организации на ближайшие полгода или что-нибудь еще. Соответственно, такая особенность формирует характер делового общения: выдержанный, “сухой”, быстрый, четкий и без лирических отступлений. По крайней мере, именно так все складывается в большинстве ситуаций.

Общий этикет делового письма

Естественно, что письменная речь сильно отличается от устной: в ней у вас нет возможности интонационно расставить акценты. Да и этикетных норм в этом случае гораздо больше – по крайней мере, именно так кажется в тот момент, когда вы решаетесь написать деловое письмо.

Отдельно стоит упомянуть о бумаге. Если раньше, говоря о письме, вы сразу же представляли себе белоснежный конверт, опускаемый в почтовый ящик, то сейчас ситуация изменилась. Обычной почтой пользуются все реже, в то время как электронная набирает свои обороты. Нельзя забывать и о том, что бумага для писем должна быть идеально чистой и не помятой – это вопрос репутации. Желательно иметь фирменные бланки с эмблемой и номерами телефонов для деловой корреспонденции. Все страницы, кроме титульной, должны нумероваться.

Однако обычной почтой все чаще пользуются не для отправки писем, а для рассылки договоров и прочих деловых бумаг. Общение же отдано на откуп электронной переписки. Кстати, в случаях, когда вам необходимо быстро решить какой-либо вопрос и это уместно, обращения и приветствия в каждом повторном сообщении можно опустить. Но первое письмо так или иначе должно начинаться с конструкции вроде: “Добрый день, уважаемый Иван Иванович…”.

В письменной речи (особенно деловой) особую важность приобретает грамотность. Когда вы просто разговариваете с человеком, достаточно лишь избегать нарочитых речевых ошибок и грубостей, правильно расставляя ударение. На письме же могут стать явными все ваши пробелы в знании русского языка. Поэтому, если вы не чувствуете уверенности в собственной грамотности, перед отправкой письмо лучше лишний раз проверить на грамматические ошибки. Не забывайте писать начало предложения с заглавной буквы и расставлять знаки препинания, ведь без этого бывает очень сложно понять смысл послания. Используйте пропуски и многоточия для структурирования текста.

Говоря о стиле общения, не следует забывать, что ваше письмо, в первую очередь, должно быть “читабельным”. То есть рекомендуется избегать сложных многоуровневых конструкций и лишних слов (за исключением тех случаев, когда вы – юрист, или это необходимо в переписке). Приводите живые примеры, разбавляйте текст диаграммами и схемами – это делает информацию более наглядной и понятной. Язык деловой переписки, в отличие от обычной, зачастую изобилует профессиональным жаргоном и штампами – это является этикетной нормой.

Нюансы деловой переписки

Выше мы говорили про общий этикет деловой переписки. Однако существуют множественные нюансы, описание которых достойно не то что отдельной статьи, но целой книги. Мы специально для вас отобрали самые востребованные и актуальные особенности делового письма. Предлагаем ознакомиться с ними.

Структура делового письма

Как и любое другое, деловое письмо имеет свою четкую структуру. Только вот если в обычном она может достаточно сильно варьироваться от случая к случаю и в зависимости от вашего желания, то в служебном сообщении есть довольно строгие правила написания. В то же время не существует единого стандарта, по которому оформляется большинство писем – как правило, в каждой компании существуют свои нормы. Тем не менее, мы предлагаем вашему вниманию наиболее общие основы оформления электронного делового письма, которые будут актуальны в девяноста процентах случаев.

Читайте также:  Характер по часам на руке

    “Шапка” письма, соответствующая корпоративному стилю

Помните, чуть выше мы говорили о необходимости для каждой солидной компании иметь свои фирменные бумажные бланки? То же самое касается и электронных писем. Если у вас до сих пор такого нет, то предложите эту инициативу начальству. Конечно, отдел технической поддержки вас проклянет, но письма от вашей организации станут выглядеть более солидно.
Приветствие

В деловых сообщениях не обязательно приветствие как таковое (слова “здравствуйте” и “добрый день) – вместо этого рекомендуется сразу же обращаться к адресату по имени отчеству. Однако если переписка межличностная, но носящая формальный характер, то будет уместным попривествовать своего собеседника в первом письме.
Основное содержание письма

Эта часть обладает наиболее высокой информационной нагрузкой: в ней вы раскрываете цель своего обращения. Таких аспектов может быть несколько, соответственно, изложение каждого должно начинаться с отдельного абзаца. Выделение необходимо из-за того, что по каждой проблеме, как правило, принимается самостоятельное решение. Примерами могут служить следующие фразы: “просим”, “сообщаем”, “предлагаем к рассмотрению” и т.д. … Помните, что внутри аспектов тоже есть своя структура. Вам необходимо обосновать актуальность запроса, раскрыть его содержание, описать ожидаемый результат в случае удовлетворительного ответа и сформулировать определенные гарантии для адресата.
Прощание

В отличие от обычной разговорной речи, в деловых письмах не используются непосредственные речевые формулы. Целью заключительной фразы является выражение уважения и дань вежливости. Например, “искренне ваш”, “с наилучшими пожеланиями”, “с уважением”, “заранее благодарны за ответ” и т.д. …
Личная подпись

В ней обязательно должны быть указаны ваши фамилия, имя и отчество, должность (возможно, с названием отдела), а также контактные номера телефонов. Без этого зачастую бывает очень сложно держать связь с человеком. Кстати, сейчас существует такой вариант, как электронная подпись. Она представляет из себя специальный файл с текстовой подписью, которая автоматически проставляется в конце каждого письма. Ее использование считается хорошим тоном в крупных компаниях. К тому же она может выступать в роли ненавязчивой рекламы вашей организации. Если говорить о размерах, то электронная подпись не должна быть больше пяти-шести строк и превышать объем в семьдесят символов.
Ссылка на сайт организации и логотип

Это такие же элементы корпоративного стиля, как и фирменный бланк. Кроме того, если вы рассылаете рекламные предложения или предложения о сотрудничестве, то вашим адресатам будет приятно от того, что им не нужно перерывать весь интернет в поисках информации о компании.

Следует помнить, что эта довольно универсальная структура может варьироваться в зависимости от типа послания. Выделяются рекламные, благодарственные, гарантийные и сопроводительные письма, приглашения, извещения, заявления, напоминания, сообщения, предупреждения и требования. Но практически ко всем им применима данная структура.

Размер электронного письма достаточно четко оговаривается этикетными нормами: как правило, оно должно быть короче в два раза, чем написанное от руки. Если же вы хотите переслать большой объем информации, то в теле самого письма лучше поместить краткий сопроводительный текст, а все остальное оформить как отдельное вложение. В тех случаях, когда оно имеет большой объем, превышающий один мегабайт, адресата лучше об этом предупредить – не все компании оплачивают безлимитный доступ в интернет.

Ответ на сообщение

Вы, наверное, замечали, что когда вы нажимаете кнопку “Ответ” (“Reply”) при отправке сообщения, перед темой ответного письма появляется частица “Re…”. Она поможет вашему адресату понять, на какое послание вы ответили. А в открывшемся окне появляется текст предшествующей переписки. Стирать его или сохранять – вот в чем вопрос.

Все зависит от того, каким уровнем формальности обладает переписка. Проще говоря, если вы переписываетесь с приятелем или каким-то другим лицом, с которым необязателен крайне официальный слог, можно стереть лишнее, оставив лишь строки, позволяющее понимать, о чем идет разговор. Для удобства можно также разбить свое письмо на эти самые цитаты и под каждой из них поместить свой ответ. Если же переписка должна быть в рамках всех формальностей, то сохраняйте ее содержание в нетронутом виде.

Речевые формулы

Как вы уже заметили, деловые письма практически полностью строятся на всевозможных речевых штампах или клише – устойчивых выражениях, демонстрирующих тот или иной феномен. Очень полезно иметь под рукой “копилку” этих самых формул, которые можно компоновать друг с другом и писать длинные послания в полуавтоматическом режиме. Про обязательное приветствие мы писали выше, поэтому обратимся к менее встречающимся, но настолько же актуальным мыслям.

  • Выражение сожаления: “С сожалением сообщаем вам…”, “К сожалению, мы не имеем возможности согласиться …”, “К своему сожалению мы столкнулись с …”;
  • Похвала: “Благодарим вас за…”, “Позвольте выразить вам признательность за…”, “Учитывая ваш огромный вклад в…”, “Поскольку вы являетесь ведущими специалистами в своей области”, “Спасибо вам за…”;
  • Приглашение, подчеркнутой позитивными эмоциями: “Мы были бы рады получить от вас…”, “Примите наше приглашение, и мы надеемся, что у вас найдется время…”, “Мы имеем честь предложить вам….”, “С удовольствием приглашаем вас…”;
  • Завершающие фразы: “Надеемся на дальнейшее сотрудничество”, “С интересом ожидаем от вас новых идей”, “Выражаем вам свою уверенность, что проблема разрешится в ближайшее время”, “Желаем вам успехов”;
Читайте также:  Гель лак баклажановый цвет дизайн

Сроки ответа на электронные письма

Итак, вы отправили сообщение, а ответа все нет. Совершенно логично, что вы начинаете волноваться, получил ли адресат ваше послание. Для того чтобы избежать этой неприятной ситуации в будущем, используйте функцию “Уведомление о получении”, благодаря которой вам автоматически высылается подтверждение того, что ваше письмо было просмотрено. Либо впишите строку с просьбой сделать это в текст сообщения. Альтернативным способом проверки также является простой звонок адресату с вопросом о доставке письма.

А вообще по нормам этикета делового общения ответ не должен затягиваться на срок более чем двое суток. Если вам необходимо большее время, то об этом следует уведомить вашего партнера по переписке. И, конечно, не стоит забывать, что отвечать стоит на все письма (за исключением разве что очевидного спама) – это гарантия вашей деловой репутации.

Любая норма предполагает некую общественную договоренность, облегчающую участникам общения их взаимодействие. Но незнание этих правил способно принести массу проблем партнерам по переписке. Поэтому распечатайте эту статью и повесьте над монитором – и очень скоро все озвученные нами нормы сами собой войдут в ваше сознание, перестав доставлять вам неудобства.

Этикет в письменном деловом общении

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания.

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания.

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу.

Обращение в деловой переписке

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий:

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!»

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением».

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа:

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась».

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц.

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества:

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству».

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность:

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки».

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ.

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению:

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…».

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность:

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату».

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений.

Читайте также:  Как отмыть сковородки в домашних условиях

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам:

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями. ».

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav Текст: Светлана Щербак

Успех в бизнесе зависит не только от общения при личном контакте, но и от умения грамотно составить сообщение партнеру. Этикет делового письма призван наладить взаимоотношения с потенциальными инвесторами. Правильно оформленное послание продемонстрирует серьезность ваших намерений и деловые навыки. Тем, кто хочет произвести хорошее впечатление, следует всегда неукоснительно соблюдать речевой этикет делового письма.

Общие правила этикета делового письма

Если вы планируете отправить сообщение на бумаге, следите за тем, чтобы она была абсолютно чистой. Желательно писать послание на фирменных бланках с логотипом компании, которую вы представляете. Вне зависимости от того, бумажный либо электронный формат вы используете, необходимо запомнить следующие общие правила этикета делового письма:

  • начинайте послание с приветствия. Если вы обращаетесь к конкретному человеку, используйте его данные;
  • представьте свою фирму и вкратце опишите цели, которые преследует ваше сообщение;
  • если на вашу почту пришло электронное письмо, деловой этикет предписывает поставить в известность отправителя о том, что оно дошло;
  • отвечайте на все полученные послания как можно быстрее, особенно, если тема срочная;
  • каждое письмо должно заканчиваться небольшим блоком, в котором представлена контактная информация организации (указывается телефон, факс, адрес электронной почты);
  • этикет делового письма предписывает также поблагодарить получателя сообщения на внимание, которое он уделил его прочтению;
  • вне зависимости от того, кто получает послание и с какой целью отправляется деловое письмо, требования этикета предписывают соблюдать вежливость , грамотность и использовать официальный стиль переписки (кроме тех ситуаций, когда собеседники хорошо знакомы и перешли на более неформальное общение).

Речевой этикет делового письма

Несмотря на схожесть принципов ведения обычного делового разговора и официальной переписки, этикет делового письма имеет свою специфику. В первую очередь, должен отсутствовать личный фактор. Сохранение нейтралитета позволит вам и вашему собеседнику не отвлекаться на лишние разговоры. Это сэкономит время, которое является важным ресурсом для представителей бизнеса.

Нельзя резко прерывать переписку. Если вы получили деловое письмо, деловой этикет предписывает ответить на него. Это особенно важно в тех случаях, когда отправитель послания задает какой-либо вопрос или хочет получить уточняющую информацию. Оставить сообщение без ответа – значит поставить крест на возможном партнерстве.

Важно также не отступать от темы переписки. Если она преследует цель продать товар, описывайте только его преимущества и выгоду от работы с компанией, которую вы представляете. Не нужно лирических отступлений, шуток и прочего. Направляйте партнеру только те сведения, которые могут принести ему практическую пользу.

Особое внимание уделяйте грамотности. Этикет делового письма не прощает грамматических, орфографических, пунктуационных ошибок. Ваш собеседник вряд ли захочет наладить контакт с компанией, которую представляет безграмотный человек. Если вы не уверены в своих навыках, перепроверьте послание при помощи специальных сервисов или попросите более грамотного коллегу подстраховать вас.

Структура делового письма

Все официальные сообщения должны иметь одинаковую структуру. Правила этикета делового письма описывают следующие пункты, которые должны быть представлены в послании:

  • «шапка» — это оформление листа согласно корпоративному стилю. Может включать название компании, эмблему и проч.;
  • приветствие не обязательно должно содержать классические формы («здравствуйте», «добрый день»). Если вы обращаетесь к конкретному сотруднику, используйте общепринятое «уважаемый/ая», после которого идет имя и отчество получателя письма;
  • основная часть содержит главную тему переписки. Здесь можно раскрыть цели сообщения, предоставить информацию о компании. Однако не следует составлять большое послание на несколько листов. Его вряд ли кто-то дочитает до конца. Будьте лаконичны и последовательны;
  • прощание, так же, как и приветствие, отличается от принятых форм обычного речевого этикета. Не нужно писать «до свидания » собеседнику. Можно использовать общепринятые фразы, вроде «будем благодарны за ответ», «с уважением» и прочие;
  • оставьте личные контактные данные и подпись, а также не забудьте указать ссылку на адрес вашей компании и контакты отдела, который занимается конкретными темами.

Общая структура делового письма может меняться в зависимости от ситуации. Однако в большинстве случаев следует применять все пункты рассмотренной схемы.

Главное правило деловой переписки – грамотность сообщений. Не менее важно соблюдать установленный деловой стиль общения и вовремя отвечать на запросы собеседника. Согласно нормам этикета, ответ на полученное письмо должен быть отправлен не позднее, чем через два дня. Нельзя игнорировать отправителя, иначе можно испортить собственную репутацию. Также не следует выходить за пределы правил, которые устанавливает этикет делового письма, иначе собеседник может решить, что вы проявляете неуважение.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector